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Por gestión de contenidos empresariales (ECM en sus siglas inglesas) debe entenderse un modelo de gestión integral de todo tipo de contenidos, incluyendo imágenes, documentos, procesos, business intelligence, publicación de contenidos y colaboración entre usuarios.

Hay tres grandes objetivos o focos cuando se plantea un proyecto ECM:

• Gestionar contenidos, desde la captura de la imagen, la gestión de los ficheros, contenidos web, federación de contenidos, hasta la colaboración entre usuarios.
• Gestionar procesos, donde entran los workflows, los formularios para registros, la simulación de los procesos, su análisis y posterior mejora.
• Cumplir con regulaciones, debido a la entrada en vigor de normativa, la realización de auditorías o inspecciones de cualquier tipo.

Esto, unido a la necesidad de disponer de información rápida y accesible, a la necesidad de reducir costes y eliminar el papel en nuestras empresas, hace conveniente que nuestras empresas se doten de tecnología ECM.

¿Qué contenidos se pueden manejar con estos sistemas? Estas plataformas ofrecen herramientas para realizar una gestión integral de todos los contenidos e informaciones de naturaleza digital que maneja la empresa, desde la captura hasta la publicación.

Las funciones que debe ofrecer una plataforma ECM son:

• Gestionar los documentos que llegan o salen de la empresa, realizando p.ej. lecturas automáticas de OCR/ICR de ciertos impresos escaneados.
• Crear y modificar las páginas web de la empresa. Construir una Intranet para los empleados, separando entre contenidos públicos y privados.
• Implementar un buscador integral (un “Google interno”), que evite las “islas” de información, territorios de información desconectados de la “red neuronal” de la empresa.
• Desarrollar una tienda virtual que se pueda conectar con el ERP y que permita aprovechar el canal de Internet para el marketing y las ventas.
• Crear una Extranet para clientes, donde puedan descargarse las facturas y registrar cualquier incidencia.
• Generar flujos de trabajo para responder a las incidencias de clientes, aprobar facturas de proveedores, gestionar acciones de mejora, etc.
• Generar o incorporar cursos de formación on-line en la Intranet de la organización.