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Intranet de facturas electrónicas

Se trata de un repositorio seguro de documentos con las siguientes prestaciones:

1. Buscador flexible a partir de datos básicos (p.ej. número factura, fecha, número pedido, cliente, etc.).
2. Gestión de usuarios.
3. Flujo de trabajo por estados, con tareas pendientes para cada usuario. Verificación y aprobación de facturas con llamada al ERP para contabilizar.
4. Vinculación posible con documentos relacionados (albaranes, recibos, abonos, justificantes, presupuestos, etc).
5. Acceso ‘on-line’ a Extranet para descarga de facturas por parte de clientes.

La factura estará disponible en la Intranet de facturas, en una zona restringida para cada cliente, donde éste podrá descargársela en varios formatos (incluyendo formato Facturae.es).

Gestión de facturas recibidas digitalizadas y ciclo de aprobación

Con abox invoice® es posible implementar un flujo de aprobación de facturas ('workflow') por parte de responsables de diferentes departamentos como Compras, Técnico y Administración. Las facturas digitalizadas pasarán por diferentes estados de gestión o 'visto bueno' tras ser consultadas por los usuarios.

El paso de un estado a otro dependerá de una serie de acciones sobre el propio documento que tendrán que realizar una serie de personas de uno o varios departamentos.

En este sentido, se habilitará un mecanismo para poder notificar a las personas implicadas (mediante e-mail) las tareas asignadas y pendientes.
Incluye la funcionalidad de relacionar unos documentos con otros, dado que determinadas facturas requieren ser complementados o acompañados con otros, por ejemplo albaranes o pedidos de compra, tanto internos como recibidos del exterior (albaranes de entrega firmados). De este modo, desde un documento dentro de un expediente sería posible acceder a aquellos documentos relacionados, por ejemplo, relacionar un pedido a proveedor con su albarán y su factura.