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Digitalización certificada

El proceso de digitalización certificada sigue los siguientes pasos:

1. Las facturas recibidas se pasan por un escáner y se convierten a imágenes sin perder resolución.
2. Adapting eFactura® 2.0 certifica la imagen mediante una firma electrónica y un sello de metadatos.
3. Las facturas se conservan en un repositorio en formato electrónico con plena validez fiscal.
4. Las facturas pueden ser clasificadas y es posible añadirles información complementaria.
5. Las facturas en papel ya pueden destruirse, ahorrando espacio y mejorando su gestión.

¿Qué es la digitalización certificada?

Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación del escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria, lo cual nos permitiría destruir los originales en papel y almacenar los ficheros electrónicos codificados resultantes como nuevos originales a efectos legales y fiscales.

Requisitos para la homologación de la digitalización certificada.    

A continuación se detallan los requisitos de mayor importancia establecidos en la ORDEN EHA/962/2007,de 10 de abril, del BOE así como en la RESOLUCIÓN, de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para la admisión de un sistema de digitalización certificada y los procedimientos que deben ser utilizados.

• Adhesión al formato estándar PDF/A para el almacenamiento de las imágenes, así como un formato de compresión sin pérdida.
• Uso de una resolución mínima de escaneo de 200 ppp.
• Imagen fiel e íntegra: Se almacenan todas las páginas de una factura, respetando la geometría, en un solo fichero.
• Imagen fiel e íntegra: El fichero del documento digitalizado almacena los metadatos (referencia de identificación de la homologación, marca de tiempo, nombre y número de versión del software) en formato XMP, así como una firma del fichero anterior (especificar el formato de firma: electrónica, electrónica avanzada o reconocida, y el algoritmo: SHA-1, SHA-256,...).
• Garantizar que las tareas de digitalización, optimizaciÓn, introducción de metadatos y firma del fichero (con la imagen y los metadatos) se realizan de forma automática e ininterrumpida y sin intervención de un operador. Por lo tanto, se asEgura que no hay manipulación de ningún operador humano en dicho proceso.
• Almacenamiento y organización de la información mediante una base de datos, que de forma adicional almacena un registro con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros (IVA).
• Firma de la base de datos al cierre de cada período de liquidación.
• Facilitar un acceso 'completo y sin demora': consulta en línea, búsqueda selectiva y descarga del documento, firma y metadatos.
• Almacenamiento de las facturas y documentos junto a sus correspondientes firmas electrónicas.